Damit bereicherst Du uns

• Freundliche, serviceorientierte Persönlichkeit gepaart mit einem niveauvollen und professionellen Auftreten, sowie eigenständiger, genauer und zuverlässiger Arbeitsweise
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, Lösungsorientiertheit und Proaktivität
• Kaufmännische Ausbildung (Studium, HAK/HLTW/HAS) und/oder einschlägige Berufserfahrung (bspw. an der Rezeption einer Kanzlei oder in der gehobenen Hotellerie)
• Sehr gute Anwendung von MS Office
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie Englisch in Wort und Schrift

Deine Aufgaben

Die Aufgaben im Empfangsbereich sind sehr vielseitig. Als erster Ansprechpartner (m/w/d) im Entrée und am Telefon unseres Büros in der Wiener Innenstadt bist Du der erste Eindruck des Unternehmens für unsere Kunden und Gäste.

• Entgegennahme von Anrufen und Weiterleitung von Anfragen
• Empfang, Betreuung und Bewirtung von Kunden, Gästen und Geschäftspartnern
• Annahme, Sortierung und Verteilung der täglichen Post/Lieferungen, laufender Versand inkl. Aviso, Vorbereitung, Online-Buchung (Fedex, UPS, etc.) und Monitoring der Zustellung
• Laufende Bearbeitung allgemeiner E-Mails
• Ausführung weiterer kaufmännischer Aufgaben, z.B. Ablage, Datenpflege und Buchungen in CRM und ERP
• Allgemeine administrative Aufgaben zur Unterstützung interner Abteilungen
• Fuhrparkbetreuung
• Unterstützung in der Organisation und Abwicklung von Veranstaltungen, Meetings und Events